ファシリテーションって、なんだなんだー？

※本サイトで紹介している外部リンクには、アフィリエイト広告を利用している場合があります

こんにちは。けけ(@kekebl0g)です！

今回はファシリテーションについての本を読みました。

「ファシリテーションって何？」「ファシリテーターってどんな役割？」と私自身が疑問に思い、Kindleで見つけた本です。

今回紹介する本はこちらです。

ファシリテーションの基礎・基本がわかりやすく説明されており、私自身の意見も交えて紹介していこうと思います。

ファシリテーションとは何か？

基本概念と役割をざっくり説明

ファシリテーションとは「みんなで大きなことを成し遂げるためのリーダーシップ」です。

従来のリーダーシップは「強力に、迅速にまとめること」が主体でした。
現在はさまざまな考えを認め、求められる時代です。できるだけ多くの人の意見を取り込み、全員が納得できることが勧められています。

これを叶える技法がファシリテーションであり、その技法を実践する人をファシリテーターと呼びます。

ファシリテーターは会議の進行役ですが、その仕事は単に「会議を進める」だけではありません。

一番大事なのは、全員が納得できるように話を進めることです。

ファシリテーターがいることで、会議の内容がわかりやすくなり、決定事項を全員で実行しやすくなります。

従来の進行役が強引に会議を進めることは「仕切りテーター」と本書では呼ばれています。

仕切りテーターの会議では、一部の人だけが意見を言い、他の人は発言が少なくなりがちです。結果として、会議後に「自分には関係ない」と感じることもあります。

このような状況では、会議で決まったことを実行するのが難しくなります。

ファシリテーターの役割は、全員が意見を言いやすい環境を作り「この会議は自分にとっても意味がある」と感じてもらうことです。

そのため、ファシリテーターには「かっこよく仕切る」必要はなく、安心して意見を出せる環境を作ることが求められます。

縁の下の力持ちとして、様々な行動をするのがファシリテーションなのです

みんなが嫌な会議を振り返ろう！

会議の失敗パターンとその対策

ファシリテーションの概念を知った次は、どんな会議がイマイチなのかを振り返りましょう

嫌な会議の具体例は多くの人に共感できるものです。

会議の成功パターンは十人十色ですが、失敗パターンはある程度共通しています。例えば、話がまとまらない、誰も意見を言わない、何が決まったのかわからなくなる、といったことです。

「話がまとまらない」失敗パターンを見てみましょう。

参加者が思いつくままに話すと、方向がバラバラになり、何も決まらないことがあります。これを防ぐには、最初に「今日の会議の目的は何か」を明確にすることが大切です。

情報共有なのか、意思決定なのか、具体的な目標を設定することで話し合いがまとまりやすくなります。

また、意見が出てこない場合は、会議自体が意見を言いにくい雰囲気であることが原因かもしれません。

ファシリテーターは「どんな小さな意見でも話してください」と声掛けをして、安心して話せる雰囲気を作ることが重要です。

最初に「最近感じたこと」など軽い話題から始めると、参加者も話しやすくなります。

その他にも、実際の会議では「問いの質」も大切です。

事前準備のタイミングから、会議の目的に対してどのような「問い」を投げかけるべきかを考えます。
論点を正しく抽出し、良い「問い」を作ることで、全員が意見を言いやすくなるはずです。

この本には参加者が考えたくなるような「問い」のテンプレートもあります。まずは、それを活用していきましょう。

大事なのは、全員が参加できるように工夫すること、そしてそのための下準備をすることです。

私自身、誰も意見を言わない会議に参加することが多くありました。
これでは全員が責任を持って行動する意欲を引き出せないと感じていました。

このような失敗パターンを押さえて回避できれば、みんなが参加できる良い会議を行うことができるはずです。

会議の準備が成功のカギになる！

準備シートや構造化ツールを活用しよう

失敗パターンを知ることができれば、下準備で適切な計画を立てることができます。

会議がうまくいくかどうかは、準備しだいです。

準備の大切さは知っていても、どう準備したら良いのか迷っている人は多いでしょう。

私もその一人でした。

この本では、その疑問を解決するための「会議準備シート」が提示されています。準備シートは、会議をスムーズに進めるための大切な書類です。

これを使って会議を紙面で組み立てることで、会議の事前シミュレーションができます。

会議の目的、話し合うべき議題などを見える化することで、自分の中でも課題もはっきりします。
時間配分も紙面で行うことができるので、だらだらとした会議も防げます。

準備シートを書き込んだら、コピーして参加者に配布することを忘れないようにしましょう。
こうすることで、会議の時間配分や各議題の進行時間が共通の認識になります。

準備シートを使うことで、会議の進行がわかりやすくなり、参加者全員が同じ理解を持つことができます。

事前に会議の内容を共有しておくことで、会議もスムーズに進みます。

事前準備に困っている人は、ぜひともこの準備シートを使ってみましょう。

学ぶはまねる、という言葉もありますからね。

効果的な議論の進め方ってなんだろう？

実際の会議で活かせるテクニック集

実際の会議でみんなが自由に意見を出すには、リラックスして発言できる環境を作ることが必要です。

例えば、会議の最初に軽い雑談をすることで雰囲気を和らげる、などです。

これを「アイスブレイク」といいます。アイスブレイクの具体的な方法についても本書で解説されています。

「今日の気分や調子を天気で表してみる」などが著者のよく使う質問のようです。
リラックスした雰囲気を作ることは、集中する環境を整えるのと同じです。

ただし、業務時間がシビアなときはアイスブレイクを取るのが難しいこともあります。その場合は、会議を始める前に全体の時間や目的を明らかにするだけでも良いです。

ファシリテーターは「どの点について話すべきか」という視点で会議に参加します。
事前に会議の内容は明確にしているものの、話し合いをしていると内容はそれていくこともあります

これを適宜修正し、ポイントを絞ってあげるのがファシリテーターの役割です。

その他にも話が長くなる人がいたり、議題が白熱しそうだと思えば、先にルールを決めておくことも良いでしょう。話が長くなってきたときは「言いたいことは短くまとめてください」と促します。

一人ひとりが話す量も調整します。
一部の人だけが多く話すと、他の人が話しにくくなってしまうからです。

ファシリテーターをしていると、話していない人や話しづらそうな人がわかります。そんなとき「他の人の意見も聞きたいです」と声をかけることもしていきます

意見を出してもらうときには、挙手制ではなく隣の人と話し合ってもらう、グループで話し合ってもらうのも良い方法です。
アイスブレイクのときに、隣の人とバディを組んで会議に参加してもらうことも良いでしょう。

会議の意見を集めたあとは、「まとめ」も大事です。

意見の内容から、次に繋がる具体的行動を決めていきましょう。ここでも大切なのは、具体的な行動もみんなで決めるということです。

自分で意見を考え、具体的な行動を決めることができた人たちは、積極的に実践する意欲を持てるはずです。

このほかにも、会議の進め方のコツについて多くのポイントが紹介されていました。

まずは、この本で紹介されている内容を実践してみて、いつもの会議との変化を感じましょう。

このように、ファシリテーションの初歩を押さえているのが本書です。この本を読んだあと、私も実践してみたいという気持ちが湧いてきました。

最初から会議で実践するのは難しいかもしれませんが、まずはいつもの会議で「自分はどう進めるか」を想像してみましょう。そうすることで、頭の中でファシリテーションの準備ができます。

本書はファシリテーション、ファシリテーターとは何かを知るためにおすすめの本です。

今回書いた内容以外にも、オンライン会議のファシリテーションについても解説されています。
オンライン、対面を問わずファシリテーションを知りたい人には、最初に読んでもらいたい本です。

普段の仕事で役立ちそうな本を見つけたら、今後も紹介していきたいと思います。

本日はここまで！それでは！